DIRECCIÓN DE REUNIONES III. REUNIONES COMPLICADAS

Las reuniones, como hemos visto según  Nick Morgan,  se pueden preparar hasta el más mínimo detalle siguiendo las recomendaciones recogidas en las dos entradas anteriores sobre el tema: dirección de reuniones I y II, pero puede suceder que surjan circunstancias que favorezcan el que vayan mal y su desarrollo no sea el esperado.

Nick Morgan recomienda en estos casos:

I.- SER REALISTA.

Hay que aceptar que pueden ocurrir entre otras cosas:

a).- Los participantes se retrasan o se van pronto.

b).- Los asistentes cuchichean e interfieren en el desarrollo de la reuniones de forma intencional o por descuido.

c).- Un participante domina la reunión y termina irritando al resto de asistentes.

d).- Un grupo se atasca y se centra sólo en una parte de los temas a tratar o reitera continuamente los mismos conceptos.

e).- Todos o parte de los asistentes se quedan sin energías para continuar la reunión o se mantienen en silencio.

f).- Un grupo se hace con el control de la reunión y plantea un tema fuera de agenda.

g).- Uno o más participantes manifiestan su desacuerdo con los contenidos de la reunión de forma violenta, gritando y llegando a abandonar la reunión de forma agresiva, dejando en el resto una sensación  desagradable.

II.-ESTAR PREPARADO.

Todo lo anteriormente expuesto y muchas otras situaciones se pueden plantear en el desarrollo de una reunión y la mejor manera de abordarlos es intentar prepararnos con antelación. para ello hay que:

a).- Utilizar la escucha activa y la observación. Hay que procurar captar las emociones que subyacen a las palabras de los participantes: qué es lo que está describiendo, que puede estar sintiendo, en qué comentarios hace más hincapie, qué es lo que está captando su atención,...

Tenemos, también, que prestar atención al lenguaje que está empleando: qué tipo de palabras, metáforas o imágenes está utilizando. Si utiliza metáforas bélicas es posible que sea porque de esta forma está enmarcando el tema en su mente.

No hay que olvidar observar el lenguaje no verbal, que nos puede servir para detectar los sentimientos del participante. Sus gestos nos pueden indicar desinterés o atención.

III.- ESTAR DISPUESTO A ACTUAR.

Una vez que hemos procedido a valorar la situación mediante la observación debemos actuar. Según el problema se pueden adoptar diversas técnicas de intervención para intentar reconducir una reunión:

1.- Si los participantes se retrasan o abandonan pronto la reunión:

a).- Comenzar y finalizar las reuniones en el tiempo marcado.

b).- Asignar a los participantes, especialmente a los que tienen la costumbre de llegar tarde, una función que realizar durante la reunión.

c).- Al comienzo de la reunión preguntar a los asistentes si pueden quedarse hasta el final previsto de la reunión. En el caso de que muchos no lo puedan hacer reajustar la duración de la reunión.

d).- Al finalizar la reunión y en privado, preguntar a la persona la razón por la que no pudo asistir a toda la reunión. Encontrar, si es posible,  cuáles son las causas que subyacen a este comportamiento.

2.- Si un participante domina la discusión:

a).- Si estamos levantados acercarnos a la persona. De esta forma la atención del grupo se desviará del orador.

b).- Agradecer su intervención y pedir la opinión de otro asistente.

c).- Si interrumpe terminando  las frases de los demás, animarle a que permita a los demás expresar sus opiniones.

d).- Pedir al grupo que cambie de roles de forma que los que han intervenido permanezcan en silencia y permitan a los demás hablar.

e).- En el caso de los participantes que están permanentemente interrumpiendo al grupo pedirles, durante un descanso, que escriban sus ideas y esperen a que se produzca una pausa para contarlas, en lugar de manifestarlas en cuanto se les ocurren.

3.- Si el grupo no avanza porque continua repitiendo ideas y conceptos ya tratados:

a).- Recoger las ideas en una pizarra o flip chart.

b).- Resumir las ideas ya manifestadas.

c).- Si algún participante empieza a repetir una idea, señalar a la pizarra donde está recogida y hacer mención a que parece que esa idea ya ha surgido y preguntar si quiere añadir algo nuevo.

d).- Si los participantes siguen volviendo a ello de forma reiterada, se puede plantear que puesto que es un tema que parece muy importante para el grupo se puede intentar llegar a una conclusión sobre el mismo antes de seguir adelante con otras cuestiones.

4.- Si algunos participantes están molestando e interrumpiendo la reunión:

a).- Explicar las reglas de comportamiento al comenzar la reunión.

b).- Hacer una pregunta, incluyendo a los transgresores.

c).- Intentar definir un foco central de la reunión y aludir a él con frecuencia.

d).- Hacer un descanso y durante el mismo preguntar de forma individual qué es lo que está pasando. Averiguar las razones de su comportamiento y pedirles , si es necesario, que abandonen su comportamiento inadecuado. Si es necesario se puede acordar mantener con ellos una reunión posterior para abordar sus preocupaciones subyacentes.

5.- Si el grupo se atasca o se siente confundido con un punto de la agenda:

a).- No ignorar el problema.

b).- Preguntar al grupo qué es lo que ocurre.

c).- Recordar al grupo en qué lugar de la agenda se encuentra y cuáles son los objetivos específicos.

d).- Intentar eliminar el obstáculo si es posible. Indagar para ver si el grupo está atascado por falta de información o de claridad sobre lo que tienen que hacer o si existe un punto clave que no ha surgido y que se tiene que tratar para poder solucionar el problema y poder seguir adelante.

e).- Sugerir una pequeña pausa y retomar el tema tras la misma o trasladarle a otro lugar en la agenda o fijar una nueva  reunión para abordarle en profundidad.

f).- Si todo lo anterior falla, se puede llegar a suprimir el punto de la agenda.

6.- Si el grupo se mantiene en silencio:

a).- Dejar que permanezca en silencio durante un tiempo. Puede ser que el grupo necesite tiempo para reflexionar sobre una idea o sobre sus sentimientos sobre un tema.

b).- Preguntar a los participantes que están pensando y cuáles son las razones de su silencio.

c).- Reflexionar sobre si tu comportamiento puede ser el problema y estás intentando influir o manipular la decisión del grupo.

d).- Preguntar al grupo si desean aclaraciones sobre algún punto o si existe un punto clave del que no has sido consciente o que puede haber ocasionado confusión.

e).- Hacer una pausa y buscar nueva energía.

f).- Si el grupo parece cansado o agotado terminar la reunión y fijar una nueva fecha para continuar.

7.- Si el grupo evita un tema o se centra en uno en perjuicio de los demás:

a).- Averiguar si existe un temor subyacente a que surja el tema.

b).- Plantear el tema directamente. Intentar conocer la naturaleza del problema, durante cuánto tiempo ha existido y cuáles han sido las consecuencias hasta el momento. 

c).- Agradecer a los participantes si presentan puntos de vista controvertidos o diferentes para reforzar la idea de que un debate constructivo es un buen método para encontrar soluciones.

d).- Mostrar a los asistentes la importancia de que se manifiesten libremente, sin temor a represalias,  todas las opciones, preocupaciones y temas aunque sean problemáticos.