LA IMPORTANCIA DE LAS REUNIONESINDIVIDUALES CON LOS COLABORADORES

Julia Austin, en el boletín Working Knowledge, de Harvard Business School, correspondiente al 22 de agosto de 2016 plantea que las reuniones individuales entre el directivo y cada uno de sus colaboradores son prioritarias y una herramienta de incalculable valor para la gestión, pero que requieren tener en cuenta muchos detalles.

Son importante porque:

1.- Independientemente del tiempo y frecuencia el hecho de reservar tiempo para dedicarlo a  un profesional transmite la idea de que nos importa como persona.

2.- Es el único foro en el que se puede mantener una conversación honesta y privada con el colaborador sobre lo que está pasando, tanto a nivel profesional, como personal si se desea.

3.- Brindan una oportunidad de aclarar los goles de la organización, nuestras expectativas sobre el desempeño del profesional y de construir una relación de confianza al ofrecer la posibilidad de conocerle mejor como persona, no sólo como trabajador.

4.- Las reuniones constructivas celebradas a lo largo del año facilitan la evaluación del desempeño y el abordar nuevas metas para el nuevo año.

Austin ofrece las siguientes  recomendaciones para dirigir estas reuniones:

A).- ANTES DE LA REUNIÓN:

a).- Definir las expectativas con claridad y transparencia. Si no lo hacemos el profesional puede pensar que algo malo le va a pasar si repentinamente empezamos a convocar reuniones individuales con él. Es recomendable anunciar la celebración de las mismas en una reunión del equipo o mandar un correo a todos los miembros para que sean conscientes de la importancia que tienen y puedan comprobar que todos van a tener la oportunidad de mantener estas reuniones individuales.

Es conveniente, en esta fase previa, decidir la frecuencia, duración y formato de las mismas (nuestro despacho o el suyo, dando un paseo, tomando café,…). El formato puede variar en función del profesional y se puede cambiar si es necesario. No debe ser muy informal (tomar unas copas) para que no se banalicen las reuniones y sean tomadas en serio.

b).- Preparar la agenda. Se deben abordar temas sobre crecimiento y desarrollo profesional y aprovecharlas para establecer relaciones más estrechas y dar feedback mutuo.

El día previo a su celebración enviar la lista de temas a tratar y preguntar al colaborador si existe alguna cuestión que no esté incluida y que desearía se considerase. Para aumentar la eficiencia se pueden sugerir las lecturas que pensamos puede ser necesario que realice antes de la reunión.

B).- DURANTE LA REUNIÓN:

a).- Revisar el orden del día. Preguntar si quiere incluir algo más antes de comenzar, dejando una puerta abierta siempre a que pueda añadir nuevos temas que puedan surgir durante la conversación.

b).- Si existen cuestiones complicadas a tratar, como por ejemplo dar feedback sobre un desempeño negativo, procurar abordar previamente y posteriormente dos temas positivos. De esta forma no terminará la reunión con el colaborador sintiéndose mal.

c).- No monopolizar la conversación. Facilitar las intervenciones del otro, hacer pausas frecuentes y dejar tiempo para discusiones y preguntas.

f).- Finalizar la reunión siempre preguntando cómo le van las cosas en conjunto al colaborador y si piensan  que podemos hacer algo para que mejoren. No tenemos que olvidar que si triunfan nosotros lo hacemos también.

C).- DESPUÉS DE LA REUNIÓN:

Es importante hacer un seguimiento de los acuerdos y decisiones tomadas.